ダイレクトリクルーティングサービスを選ぶときのポイントは？実施するステップや注意点を解説

ダイレクトリクルーティングとは、企業が直接的に採用活動を行うもので、積極的に人材をスカウトしていく手法をいいます。自社に合った人材を企業自らが見つけ出し、アプローチすることに特徴があります。

従来の人材募集は求人広告への掲載や人材紹介会社の活用など、受け身スタイルが主流でした。しかし、人手不足がさまざまな業種で問題となるなか、企業自身も主体的に行動していくことが求められています。

この記事では、ダイレクトリクルーティングのサービスを選ぶときのポイントや実施のためのステップ、注意点などを詳しく解説します。

ダイレクトリクルーティングサービスを選ぶときには、ポイントとなる部分をしっかり押さえておくことが大切です。おもな点として挙げられるものは、次の通りです。

• 母集団に関する調査
• 返信率と面談率に関する調査
• 利用時の費用

それぞれのポイントについて、さらに詳しく見ていきましょう。

母集団に関する調査

採用活動における母集団とは、採用候補の対象となる人数がどれくらい存在しているかを表すボリュームそのものを指します。採用活動を効率的に進めていくには、母集団は大きいほうがよいといえるでしょう。

ただし、いくら母集団が大きかったとしても、自社が求める人材とユーザーの属性が合っていなければ採用率は減少してしまいます。ここでは、まず母集団に関する調査のポイントを解説します。

ユーザーの属性

ダイレクトリクルーティングを支援してくれるサービスは数多くありますが、ユーザーの属性はそれぞれ違いがあります。例えば、有名大学出身者が多かったり、第二新卒者がメインとなっていたりするなど、サービスによってさまざまです。

ユーザーの属性に関して調査を行う場合、各サービスがどのような方法でユーザーを獲得しているのかをチェックしてみましょう。Web広告を通じてユーザー登録を促していたり、SNSから登録者を集めていたりするサービスが多いです。

自社が求める人材像を明らかにしたうえで、ユーザーの属性がマッチしているサービスを選んでみましょう。一方で、ダイレクトリクルーティングサービスを利用してなかなか人材が採用できない場合、ユーザーの属性が合っていないこともあるので、そのときは別のサービスの利用を検討してみることも大切です。

また、単に年齢・職種といった基本情報だけで判断をするのではなく、自社にマッチした採用候補者がいるかという視点を失わないことが重要だといえます。

母集団の大きさ

ダイレクトリクルーティングサービスと契約をしたものの、わずか数カ月で新たな採用候補者がいなくなったというケースが少なからずあります。母集団が少ないサービスは、少ない人材を競合他社と奪い合う形となるため、効率面から考えてもあまりよいサービスとはいえないでしょう。

サービスを契約する前に、担当者に問い合わせをして採用候補者の人数を調べてもらったほうが無難です。複数の会社から母集団に関するデータを出してもらうことで、どのサービスを利用すべきか判断しやすくなるでしょう。

潜在候補者

サービスに登録している採用候補者が、潜在候補者であるのか顕在候補者であるのかのチェックも必要です。潜在候補者と顕在候補者では、採用に至るまでのアプローチ方法が異なるため、重要な点だといえるでしょう。

一般的に、潜在候補者は転職活動を行っている状態ではないため、カジュアル面談などを通じて企業側から積極的にアプローチしていく必要があります。その一方で、顕在候補者の場合、転職そのものには前向きであるため、内定を出してから入社を決めてもらうまでの段階で、いかに競合他社との差別化が図れるかが重要です。

一見すると、転職について前向きな顕在候補者が多く登録しているサービスのほうが採用活動を有利に進められるように見えますが、必ずしもそうとは限りません。自社が求める人材像や職種などに応じて、うまくサービスを使い分けていくことが大事だといえます。

返信率と面談率に関する調査

ダイレクトリクルーティングサービスを選ぶときは、返信率と面談率にも意識を向けておく必要があります。返信率や面談率はさまざまな要因が影響するものですが、基本的には利用するサービスの規模が大きく影響するといえるでしょう。

また、一般的に顕在候補者の登録が多いサービスは返信率が低く、潜在候補者の登録が多いサービスは返信率が高くなる傾向が見られます。ただし、返信率や面談率が高いサービスは費用もそれなりにかかってくるため、費用対効果を考えながら利用するサービスを選んでみましょう。

返信率

前述の通り、採用候補者からの返信率は、利用するサービスの規模が大きく影響します。自社が有名企業であれば、サービスの規模よりも自社の認知度が影響を与える部分もあります。

しかし、大手企業であっても採用候補者にどの程度認知されているかは未知数なので、一般的に返信率はサービスの規模に比例すると捉えておいたほうがよいでしょう。それぞれのサービスには、メールテンプレートなどの機能が備わっていますが、メールの文面は自社で検討する必要があるので、機能そのものが返信率に影響を与える部分は少ないといえます。

そのため、返信率の高いサービスを選ぶのであれば、できるだけ規模の大きなサービスを利用したほうが無難です。

面談率

採用候補者がスカウトメールを返信してくれた後に、面談につながる割合を面談率といいます。一般的に、顕在候補者の登録が多いサービスは面談率が高くなる傾向があり、潜在候補者が多いサービスでは面談率が低くなる傾向が見られます。

採用枠を顕在候補者と潜在候補者のどちらに置くかで利用するサービスは違ってくるため、一概に面談率が高いほうがよいとはいえません。また、近年では面談確約型メールといった機能を備えているサービスもあるので、潜在候補者を採用枠とするなら、そうしたサービスを利用してみるのも一つの方法です。

企業認知度の影響

自社の認知度は返信率に少なからず影響を与える要因ですが、どの程度の影響があるかは利用するサービスによって異なります。その理由は、サービスごとに登録しているユーザーの属性が違ってくるからです。

企業認知度の影響を受けやすいサービスであれば、自社の認知度が低ければ、返信率はかなり低くなってしまうでしょう。一般的に、顕在候補者の登録が多いサービスのほうが企業認知度の影響は受けやすいといえます。

一方、潜在候補者の登録が多いサービスの場合は、企業認知度の影響を受けにくい傾向が見られます。潜在候補者からすれば、どの企業から送られてきたかより、どのようなアプローチをしてきてくれたかといった点を重視するからです。

そのため、自社の認知度が低く、潜在候補者を採用枠としている場合、スカウトメールの文面にこだわることで返信率を高めることができるでしょう。

利用時の費用

ダイレクトリクルーティングサービスを利用するときは、費用面もあらかじめ確認しておくことが重要です。費用形態は「成功報酬型」と「固定型」の2種類があるので、それぞれの違いを把握しておきましょう。

ただし、成功報酬型と固定型のどちらがよいかといった部分は、自社の状況によります。採用枠や採用人数などを踏まえたうえで、どちらの費用形態のサービスがよいかを判断してみましょう。

成功報酬型

成功報酬型の費用形態を採用しているサービスは、実際に人材獲得につながった場合に費用が発生します。固定金額で設定しているサービスがある一方で、採用者の年収の数％を費用として支払うパターンがあります。

また、成功報酬とは別にサービスを利用するための運用費がかかる会社と、運用費を無料としている会社がある点も押さえておきましょう。一般的に、成功報酬型の費用形態を採用しているサービスは、成果につながらなければ運営会社も売上にならないため、オプション費用などがかかるケースも珍しくありません。

しかし、サービスを利用する運用費と自社で採用業務にあたる担当者の人件費を考えれば、コストが割高になるサービスもあります。そのため、成功報酬型のサービスを選ぶ際は、トータルでの費用対効果を十分に検討したうえで判断を行ってみましょう。

固定型

固定型とは、あらかじめ定められた金額以上の費用が発生しない形態をいいます。通常はいくつかの料金プランが設定されているケースが多いので、提供されるサービス内容と費用を比較して、自社に合った料金プランを選択することが大事です。

成功報酬型のサービスと比べると、採用数が増えるほど一人あたりにかかる採用コストは下がっていきます。そのため、上手に活用すれば採用コストを大幅に減らせる可能性もあるので、自社の採用ノウハウを存分に活かしてみましょう。

採用数を高めていくポイントとしては、スカウトメールの文面を工夫したり、過去に採用した人の体験談などを掲載したりすると効果的です。ダイレクトリクルーティングによる採用活動の経験をある程度備えている企業であれば、固定型のサービスを検討してみてください。

ダイレクトリクルーティングサービスを利用した場合、当然ながら費用が発生するため、費用対効果を検討しながら利用するサービスを選んでいく必要があります。ここでは、費用の目安について解説します。

採用単価の目安

ダイレクトリクルーティングサービスの利用を検討する場合、採用単価の目安について把握しておくと、利用するサービスを選びやすくなるでしょう。サービスの費用形態によって金額は異なりますが、一般的に平均採用単価は「60万円程度」といわれています。

この金額が高いか、安いかの判断は企業によって違ってくるでしょうが、他の採用手法の費用と比較をしてみると一つの基準になるはずです。例えば、求人サイトを利用したときは1カ月あたり40～80万円程度がかかりますし、人材紹介会社を利用したときは一人あたり100万円程度がかかります。

ダイレクトリクルーティングサービスは、採用ノウハウが蓄積した段階で固定型の費用形態を選べば、採用コストを削減できる可能性があります。自社の状況を踏まえたうえで、適切なサービスを選んでみましょう。

費用形態

前述の通り、ダイレクトリクルーティングサービスの費用形態は、成功報酬型と固定型の2つに分けられます。どちらの費用形態を選ぶかは状況によりますが、気をつけておきたい点として、「運用費」が挙げられます。

運用費とは、ダイレクトリクルーティングサービスを利用する際に必要となる、人材データベースの利用料を指すことが多いでしょう。数カ月から1年単位の運用費を支払うことになるのでどれくらいの期間、サービスを利用するか十分に検討しておく必要があります。

場合によっては、運用費が数百万円となるケースもあるため、採用単価だけでなく付随する利用料金を漏れなくチェックしておくことが大切です。

ダイレクトリクルーティングによる人材獲得を成功させるには、基本的な手順を押さえておくことが大事です。おもなステップとして、以下の流れがあります。

1. 用課題を明らかにする
2. 専任の担当者を決める
3. 全社的な協力体制を構築する
4. 要件を細かく設定し過ぎない

各ステップのポイントとなる部分を解説します。

採用課題を明らかにする

ダイレクトリクルーティングの手法で採用活動を行う場合、どのサービスを利用するかといった点は重要ですが、まずは採用課題を明らかにしておくことも肝心です。なぜなら、採用手法をどれにするかはあくまで手段であり、必ずしも採用目的と合致しているわけではないからです。

したがって、利用するサービスを検討する前に、自社の採用課題を明確にしておきましょう。例えば、「IT人材が不足しているが、他の採用手法では集まらなかった」「応募数は多いが、自社にマッチした人材を思うように見つけられない」など、企業ごとに抱えている採用課題はさまざまです。

それらの採用課題に対して、ダイレクトリクルーティングの採用手法が課題解決につながるかを精査しておきましょう。採用課題と採用手法が合致していなければ、コストや時間を無駄にする恐れがあります。

人事担当者だけでなく、現場の声なども聞きながら、自社にとっての必要な人材像を明確に定めましょう。そのうえで、ダイレクトリクルーティングサービスを含めた採用手法それぞれの費用対効果を見ていくことが大切です。

専任の担当者を決める

ダイレクトリクルーティングサービスを利用する場合、採用候補者に対して丁寧に対応していくことが重要です。採用予定者数が多くなかったとしても、一人ひとりにきちんと対応するには、それなりに時間を必要とします。

そのため、せっかく採用候補者からスカウトメールへの返信があったとしても、専任の担当者がいなければ対応が疎かになる恐れがあるでしょう。ダイレクトリクルーティングにおける採用活動は、メールを送る対象者の選定やスカウトメールの文面作成、面談の実施や入社前のフォローなど、さまざまな業務に対応する必要があります。

採用担当者が他の業務と兼任していては、適切な対応を行えない場合があり、うまく採用に結びつけられないケースが出てくるでしょう。そうした事態を防ぐためには、あらかじめ専任の担当者を定めておくほうが無難です。

また、ダイレクトリクルーティングでの採用活動を初めて行う場合は、すでに成功している他社の事例を参考にしてみるのも一つの方法です。成功事例を参考にする際は、どのようなアプローチを採用候補者に行ったかや、採用候補者が入社を決めた理由などを抽出してみると、自社の採用活動にうまく活かせるでしょう。

専任の担当者を置くことで、採用ノウハウの蓄積もスムーズに行えるはずです。

全社的な協力体制を構築する

ダイレクトリクルーティングは基本的に、潜在候補者にアプローチを行っていく採用手法だといえます。なぜなら、顕在候補者は転職する意欲が強いため、競合他社と候補者の奪い合いになる可能性が高いからです。

自社の認知度が低く、初めてダイレクトリクルーティングを実施する場合、まずは潜在候補者を採用枠とするほうがよいでしょう。潜在候補者であれば、企業の知名度よりも、アプローチの内容を重視してくれる傾向があるので、採用実績が少ない企業でも十分にアピールできる余地があります。

また、採用候補者に少しでも興味を持ってもらうには、全社的な協力体制を構築することも大切です。採用担当者だけでなく、現場の責任者や経営層などの協力も得ながら、採用活動を進めてみましょう。

知名度の低い企業であっても、例えば役員がリクルーターとなり、説明会や面談を実施することは効果的です。経営層が自社のビジョンや働き方などを強くアピールしていくことで、採用候補者にも本気度が伝わりやすくなるでしょう。

加えて、ホームページやSNSなどを通じて、自社の情報を定期的に発信していくことも心がけてみましょう。採用候補者の不安を取り除くために、積極的に情報を開示する姿勢を持つことが大事です。

要件を細かく設定し過ぎない

ダイレクトリクルーティングサービスを利用するうえで、採用要件を細かく設定し過ぎないことも大切です。なぜなら、顕在候補者と違って潜在候補者の場合、現時点での転職意欲はそれほど高くないため、プロフィールを詳しく書いていないケースも多いからです。

母集団を形成する際に、採用要件をあまり細かく設定してしまうと、本来は自社にマッチした人材まで取りこぼしてしまう可能性があります。実際に、プロフィールで書かれた内容はピンとこなくても、面談を行ってみると自社にマッチした人材だったというケースは少なからずあるものです。

そのため、採用要件を設定するときは重要なポイントだけに絞り込み、できるだけ多くの採用候補者に興味を持ってもらえるようにしましょう。採用要件のハードルが高過ぎると、アプローチを行える対象者が少なくなってしまうので、あらかじめ十分に検討しておくことが大切です。

そして、ダイレクトリクルーティングで自社にマッチした人材を獲得するには、それなりの採用ノウハウを蓄積する必要がある点も押さえておきましょう。返信率や面談率、実際の採用数などのデータを比較しながら、課題となる部分を徐々に改善していくことが必要です。

あくまで自社にマッチした人材を採用するのが目的であるため、焦って成果を出そうとすると採用のミスマッチが起こるリスクが生じます。せっかく採用した人材が早期離職すれば、コストや時間が無駄になってしまうので、中長期的な視点に立って採用活動を進めていくことが大切だといえます。

ダイレクトリクルーティングを実施するときには、事前にいくつかの注意点を把握しておくことが大切です。おもな注意点として、次のものが挙げられます。

• 大量採用には向いていない
• 帰属意識が低い人が集まる恐れがある
• 周囲からの評判に気をつける

それぞれの注意点について、どのようなことを注意すればよいかを解説します。

大量採用には向いていない

ダイレクトリクルーティングは、採用候補者に一人ひとりアプローチを行っていく手法であるため、一度に大量の人材を採用するのにはあまり向いていません。仮に、ダイレクトリクルーティングの手法で大量採用しようとすれば、多大なコストと労力がかかってしまうでしょう。

オープニングスタッフを募集する場合のように、大量の人材が必要なときは求人広告など、従来の採用手法と組み合わせることが重要です。採用手法ごとに向き・不向きがある点を押さえて、効果的に用いてみましょう。

帰属意識が低い人が集まる恐れがある

ダイレクトリクルーティングは、ある程度の採用ノウハウが自社に蓄積されていなければ、採用のミスマッチが起こる可能性があります。応募型の採用活動であれば、求職者の入社意欲はそれなりに高いといえますが、企業側から働きかけるダイレクトリクルーティングにおいては、必ずしも最初から採用候補者の入社意欲が高いわけではありません。

そのため、入社後にイメージしていた点と違う部分があれば、早期離職につながる恐れがあるでしょう。採用のミスマッチを防ぐには、採用候補者にアプローチをかけてから入社前までの段階で、積極的にコミュニケーションを取っていく必要があります。

定期的に個別面談を実施したり、チャットツールなどで連絡を頻繁に取り合ったりすることで、採用候補者の疑問や質問に丁寧に答えていくことが求められます。認識のズレが生じてしまわないように、待遇面や業務内容などを含めてさまざまな情報を意識的に開示していきましょう。

周囲からの評判に気をつける

ダイレクトリクルーティングは、自社が求める人材にアプローチする手法として適していますが、競合他社の動向には気を配る必要があります。特に業界規模が小さかったり、地方で事業を行っていたりする場合、過度な採用活動は周囲からの評判を下げる恐れがあるでしょう。

狭いコミュニティにおいては、「他社から人材を奪った」というような悪い印象が抱かれることもあります。しかし、採用活動においてあまり他社からの評判を気にしていても始まらない部分があるため、一定のマナーを守って進めていけば問題ありません。採用候補者の入社時期に配慮するなどして、転職者が以前の所属先に迷惑をかけてしまわないように気を配ってみましょう。

日本は少子高齢社会であるため、今後も労働人口の減少が予測されています。限られた人材をうまく獲得していくには、これまでの採用手法を見直していくことが重要になるでしょう。

ダイレクトリクルーティングは、企業が採用候補者に直接働きかけていく手法であり、自社にマッチした人材を見つけやすいのが特徴です。従来の採用手法とダイレクトリクルーティングを組み合わせながら採用活動を進めることで、より幅広い人材にアプローチが行えるようになるでしょう。

労働市場においては売り手市場であるため、受け身の採用スタンスでは思うように人材を確保できない恐れがあります。自社が必要とする人材をよく見極めたうえで、積極的に採用活動を行っていきましょう。