応募が集まらない！そんな時に試したい人材紹介会社との効果的なコミュニケーション方法とは

近年、転職市場では多くの企業が深刻な採用難に苦しんでいます。実際に、転職サービス「doda」が発表している転職求人倍率も高い水準で推移しており、人口に占める75歳以上の割合が増加する「2025年問題」などの影響から今後も売り手市場の傾向は加速していくことが予想されます。
参考：「転職求人倍率レポート」

そんな現代において、企業と転職希望者をつなぐ有効な採用手段となっているのが「人材紹介サービス」ですが、中には活用しても思うように応募が来ず、悩んでいる人事・採用担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、企業が陥りがちな応募が集まらない要因や、すぐに実践できる応募数拡大に向けた取り組みを解説します。

人材紹介サービスを活用しても応募が来ない場合には、以下のような原因が考えられます。

①転職市場の現状を踏まえた要件定義ができていない

応募が集まらない募集に多く見られるのが、募集要件が転職市場の実態とかけ離れているケースです。待遇と比較して人材に求める条件が高過ぎる場合はもちろんのこと、仮に好待遇であったとしても、条件に合致する人材が転職市場にいなければ採用は見込めません。募集の多いポジションを例にポイントを解説します。

＜営業職＞

営業職ポジションの募集の場合、応募が来ない理由として多いのが要件の絞り過ぎです。経験者を採用したい場合、これまでに経験した業種や商材の親和性まで細かく要件に盛り込むと、応募できる人材の母数が極端に少なくなってしまいます。 

本来営業はコミュニケーション能力が重要な職種のため、業務内容によっては異業界出身の人材でも活躍できるはずです。要件を細かく設定して間口を狭めることは、そうした有望な人材の応募を断念させる要因となってしまいます。転職希望者がより好条件を求めて転職することが多いことを踏まえると、どのスキルセットがあれば活躍できるかを整理し、なるべく幅広い人材が対象になるように要件を設定することが応募数の確保につながります。

＜管理部門職＞

経理や財務、総務などの管理部門の募集に応募が集まらない場合には、任せたいミッション以上のスキルまで要件に加えている可能性が考えられます。管理部門は企業によっては1人のスタッフが複数の分野の業務に携わる場合もあり、中にはスキルやキャリアを広げる目的でそうした環境を選択する人材も一定数います。

とは言え、携わる可能性のある全ての分野のスキルや経験を応募要件に設定すると高い障壁になってしまい、特定のスキルを持った人材の応募を妨げてしまいかねません。まず採用したいポジションの業務に合わせて、要件を設定していくことが重要です。

＜ITエンジニア職＞

専門性が高い職種であるITエンジニアの募集では、そもそも競争率が高いことに加えて、要件が抽象的で広過ぎることが応募数低迷の原因として挙げられます。特にハイクラス人材は自らの経験やスキルがどれだけ活かせる環境であるかを重視しているため、具体性に欠けるあいまいな要件の募集では、ミッションとのアンマッチによって応募が集まらない可能性が高いです。

また、ITエンジニアは求人倍率が高く競争の激しいポジションであることから、近年は企業ごとの待遇の差が大きくなりつつあります。競合他社に比べ、待遇に対して求める経験・スキルが高過ぎることも、応募が集まらない要因になるため注意が必要です。

こうした転職市場の実態を把握する方法としては、データ活用サービスの利用がお勧めです。「doda」が提供する「HR forecaster」は、200万件以上のマーケットデータを活用した全ての機能を無料で利用できます。

②自社の魅力が伝わっていない

要件定義が適切であるにもかかわらず応募が来ない場合には、募集内での表現などに問題があり、自社の魅力が転職希望者に正しく伝わっていない可能性があります。

中でも陥りやすい失敗例としては、「企業側が自社の魅力を整理できておらず、抽象的な表現のみで魅力をアピールしてしまっている」というケースが挙げられます。転職希望者にとって、どのような魅力・対価（報酬）が提供されるのかが不明確である場合、実際にはたらいたときの想像がしづらく、印象にも残りにくい傾向にあります。

ほかには、「訴求されている魅力が求職者にとっての魅力になっていない」というのもよく見られるパターンです。例えば、経験者向けの募集で新人教育の手厚さをどれだけアピールしたとしても転職希望者に響くことはありません。未経験者がターゲットの募集でありながら、経験者しか理解できない専門用語で魅力を訴求している場合なども同様です。

③人材紹介会社とのコミュニケーションが不足している

人材紹介サービスの利用にあたっては、紹介に必要な情報が人材紹介会社と利用企業の間で滞りなく共有されていることが大切です。

＜情報不足＞

特に、求める人材の条件や業務内容、募集背景などは紹介において大前提となる情報です。これらが十分に伝わっていない状態では希望の人材を紹介しにくくなってしまうことに加え、採用活動を進めていく中で要件定義の提案などができない場合があります。そのため、なるべく早い段階で正確に伝えることが必要です。

加えて、過去に選考を通過した人材・通過しなかった人材の選考理由といった情報も、人材紹介会社にとっては人材を紹介する上で重要なヒントとなります。求めている人材の認識合わせを行うためにもこうした情報は必要であり、選考時におけるフィードバック情報の不足も紹介がなされない要因になることがあります。

＜コミュニケーション頻度の不足＞

見落とされがちなのは、双方のコミュニケーションをとる機会が根本的に乏しいケースです。人材紹介会社の営業担当者の多くは1人で複数の企業を担当しており、コミュニケーション頻度が少ないことで得られる企業の情報が少なくなってしまいます。定期的なコミュニケーションを取ることで、人材紹介会社からは市場の動きやトレンドなどの情報を、採用企業からは募集ポジションの最新状況、追加情報などを収集することができます。日ごろから綿密に意思疎通を行い、紹介につながる情報があれば積極的に共有することが大切です。

上記の原因を踏まえた上で、ここからは応募数増加に向けてすぐにでも実践できる効果的な取り組みを紹介します。

①採用背景と業務内容を基にスキルを再定義する

採用要件を見直す際には、転職市場の現状だけでなく自社の採用背景や業務内容も反映させると、求めるスキルをより的確に設定できます。

＜営業職＞

営業職において、例えば任せたい業務内容が「新規販路の開拓」の場合には、業界経験や商材に対する高度な専門知識がなくとも、新規顧客向けの営業であれば顧客に対するアピール力や、フットワーク軽く動ける行動力のある人材なら活躍が期待できるかもしれません。

その場合、業種・商材は問わずに営業や販売、接客などの実務経験を採用要件に設定することが応募数の増加につながります。このように、要件設定にあたっては「どのスキルセットがあれば活躍できるか」を整理することで、実際に採用すべき人材像をより正確に具体化できます。

＜管理部門職＞

管理部門の応募を増やすためには、最初に任せたい業務内容を一つの判断基準として必要なスキルセットを導き出しましょう。

例えば人事の場合、採用、労務、研修・育成、制度設計など、仕事の内容は多岐にわたります。採用背景を踏まえて、入社後すぐに必要となるスキルや経験のみを採用要件に設定すれば応募のハードルを適切に下げられるはずです。一方で、将来的に挑戦できる分野については魅力として訴求することをお勧めします。

＜ITエンジニア職＞

ITエンジニア職の要件設定では、人材にどんなプロジェクトを任せたいのか、採用によって組織が何を実現したいのかといった採用背景を、現場の責任者に入念にヒアリングしながら決めていくことで応募のしやすさを高められます。専門性の高さから現場のニーズを人事・採用担当者が把握しにくく、トレンドの移り変わりも激しいIT分野の採用では、現役で活躍するプロフェッショナルの意見こそが重要な手がかりです。

採用にあたっての背景から、PJTの規模、担当工程、テクニカルスキルの有無など、どんな人材であれば活躍できるかを踏まえて要件に反映しましょう。

②転職希望者にとってのメリットを明確にする

求める人材に向けて訴求する内容を決める際のポイントは、転職希望者が抱えているニーズや転職理由を想定し、その人にとってのメリットを明確にすることです。メリットがうまくまとまらない場合には、以下のような視点から考えていくと整理しやすいでしょう。

• 会社や事業としての強み（安定した経営状況、独自性のあるビジネス など）
• 仕事のやりがい、面白さ（社会貢献性が高い、誰もが知る商品に携われる など）
• はたらきやすさにつながる利点（残業が少ない、休日休暇が多い など）
• 組織文化（社内の風土、同じ部署ではたらく人々の特徴 など）

③効果的なコミュニケーション方法を意識する

人材紹介会社とのコミュニケーション方法を工夫することも、応募数の拡大につながる取り組みです。例えば、営業担当者とのやりとりの頻度を増やし、情報共有の綿密化を図るだけでも一定の効果が見込めます。

また、人材紹介会社に対しては以下のような事柄を意識的に共有・フィードバックしてみましょう。これらの情報は適した人材を絞り込む際の手がかりや、転職希望者側の応募意欲を高める材料として大きな役割を果たします。

• 採用の背景
• 新たな人材に期待すること
• 組織の風土、部門トップの考え方
• これまでに選考した人材の合否の決め手
• 入社後のイメージを具体化する際に役立つ情報

加えて、やりとりの中では「こんな打ち出しをしたい」「この方向性で検討したいがどうか」など、踏み込んだ意見も率直に話すことを意識してみましょう。自社の採用に対する熱意が伝わり、相手もより前向きに提案や相談ができるはずです。

コミュニケーションの質を高める取り組みとして効果の出ている事例は、募集するポジションごとに、採用部署の部課長クラスを交えて営業担当者との打ち合わせをすることです。部署の風土や業務内容を熟知している管理職が自らの言葉でニーズや採用背景を伝えることは、募集のイメージを具体化し、紹介のしやすさを高める上で高い効果を発揮します。

ほかに有効な取り組みとしては、営業担当者を自社の現場に招き、実際の業務や部署の様子に触れながら直接ニーズをヒアリングしてもらうという方法もあります。言葉だけで説明するよりも実態が伝わりやすく、心理的な距離感も縮まるでしょう。

転職市場の厳しい競争にさらされる現代の企業にとって、人材紹介サービスは求める条件に合った人材をスムーズに採用することができて非常に便利です。本記事の内容を踏まえて効果的に活用すれば、採用活動において大きな助けとなるはずです。

また、採用活動のさらなる円滑化を目指すのであれば、この機会に新たなサービスを利用するのも一つの手です。「doda人材紹介サービス」なら、業界・職種ごとに専任の担当者の手厚いサポートにより採用工数を大幅に削減できます。より広い層へアプローチできる「dodaプラス」や200万件以上の求人データに基づく分析が可能な「HR forecaster」など、オプションサービスも充実しております。ぜひご検討ください。