“選考結果連絡、忘れてた！”応募者管理の悩みを解決する「doda CONNECT」の便利な使い方

人材の採用に際し、より良い人材にアプローチするために複数の人材紹介サービスを利用する企業も多いでしょう。しかし、利用する人材紹介サービスが増えるほど、求人票や応募者データの管理が煩雑になりやすい傾向があります。

特に従業員数の少ない中小企業では、専用の採用管理システムを導入するコストや手間が課題となりやすいのが現状。採用管理に関する手間は、人事・採用担当者のマンパワーでカバーしているケースも少なくありません。

そこで今回は、「doda人材紹介サービス」ご利用の場合、無料で利用可能な中途採用支援システム「doda CONNECT」を解説します。基本的な機能に加え、採用管理にかかる工数を削減する便利な機能も紹介。採用管理の手間に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

※システム単体でのご利用はできません。「doda人材紹介サービス」だけでなく、「doda求人情報サービス」、「doda ダイレクト」をご利用の場合も、無料でご活用いただけます。

採用活動において、日々の運用のなかで発生する小さな手間が積み重なり、気がついたときには大きな負担になっているという方も多いのではないでしょうか。採用管理で陥りやすい悩みを3つのシーンで具体的に紹介します。

悩み①応募者の管理が大変

採用管理におけるよくある悩みの一つは、採用状況の進捗（しんちょく）を把握しにくい点です。採用担当者が複数いる場合や応募者の人数が多い場合は、それぞれの選考状況や選考中の人数などを正確に把握するのが難しくなります。さらに応募経路が複数ある場合だと、より管理が煩雑になり採用計画に支障を来してしまうことも少なくありません。

悩み②面接の日程調整が大変

面接官の予定が会議や出張で埋まりやすい現場では、応募者の希望日と一致せず、なかなか日程が確定しないケースもあるでしょう。候補日を出し合うために、メールや電話が何往復も発生することは珍しくありません。こうした「調整の遅れ」が選考のスピードを落とし、結果として辞退につながるリスクを高めてしまいます。

悩み③人材紹介会社の管理が大変

複数の人材紹介サービスで求人を公開していると、どの紹介会社にどの求人を依頼したのかが把握しづらくなることがあります。管理がうまくいかないと、「全ての会社に求人票を公開しなければならないのに、一部の会社には依頼していなかった」「締め切ったはずの求人に応募者の推薦が届いた」といったような行き違いが発生することも。トラブルが起きてしまうと、対応に時間が取られるだけでなく、人材紹介会社との信頼関係にも影響を及ぼす可能性があります。

「doda CONNECT」は、中途採用に特化した求人・応募者管理システムです。「doda 人材紹介サービス」を利用する企業であれば無料でサービスを受けることが可能です。

求人票の作成や応募者管理、面接調整、人材紹介会社の対応までを一つのプラットフォーム上で完結させることができます。人事・採用担当者の日々の採用業務を支援する「doda CONNECT」の基本的な機能を紹介します。

①求人管理機能

「doda CONNECT」では、求人票の作成から確認、公開までの一連の流れを、全てオンライン上で完結できます。

「doda 人材紹介サービス」を利用している場合、まず担当営業側で求人票を作成。システム上で求人票の内容を確認することができ、「同意ボタン」を押すだけで、人材紹介会社向けに求人が公開される仕組みです。内容に修正がある場合は「doda CONNECT」上で修正可能なので、求人票公開までスピード感を持って行えます。

また、企業側で独自に求人票を作成することも可能です。企業側が作成した求人票を送信すると、人材紹介会社の担当営業にも通知が届きます。営業担当者への個別連絡をせずとも内容確認が進められるため、手間をかけずにスピーディーな対応が可能です。

②応募者管理機能

応募者管理も「doda CONNECT」上で行えます。人材紹介会社から応募者が推薦されたら通知が届くため、「doda CONNECT」にログインし、応募者管理画面で対象の人材をクリックすれば、推薦書類をまとめて確認できます。

応募者管理画面には、応募者一人ひとりの評価やメモを残せる機能があります。面接で聞いておきたいポイントを記入したり、面接時に応募者の印象などを記録したりして活用すると良いかもしれません。

人事・採用担当者が複数人いる場合や現場担当者も選考に参加する場合は、応募者に関する情報を入力したり確認したりする権限を設定することも可能。ユーザー権限は「管理者」「管理者代理」「通常」「参照のみ」と4段階に分かれていて、「通常」まではメモの編集ができます。

ほかにも応募者管理機能では、ボタン一つで人材紹介会社にお見送り通知を送ることができる「NG通知（お見送り機能）」や、現場担当者が応募者を直感的に評価できる「現場評価機能」が備わっているため、採用活動にかかるちょっとした手間を省くことができます。

③面接調整機能

面接調整機能も「doda CONNECT」の基本機能の一つです。応募者と面接を設定する際は、応募者管理画面から日程調整ボタンを選択します。

面接調整の際には「候補日時を指定して送信するパターン」と「応募者の希望日時を提示してもらうパターン」の2種類があり、追加でヒアリングしたい項目も併せて入力し、メッセージを送ることが可能です。

また、基本的なテンプレートを事前に作成しておくと、一から返信文を考える手間が省けるため、工数の削減にもつながるでしょう。テンプレート以外にも、直近で送信した面接調整メッセージの内容を反映することもできます。手間がなくスピード感を持って選考を進められるのがメリットです。

活用すればさらに採用管理に手間を削減できるお勧めの機能3つを紹介します。これらの機能は採用管理の工数を削減するだけでなく、個人情報漏洩のリスクを減らしたり、連絡漏れにより募集していないポジションに応募が来てしまったりといったトラブルを避けられる可能性もあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

①応募経路の一括管理

「doda CONNECT」のお勧め機能の一つは「応募経路の一括管理」です。人材紹介会社を複数利用していると「どの応募者がどの人材紹介会社経由で応募してきたのか」を把握しなければなりません。しかし、取引会社が増えてくると、応募経路の管理も煩雑になりやすい傾向にあります。

「doda CONNECT」の設定画面の中に「他社エージェント管理」があります。ここから「doda」以外の人材紹介会社を登録することが可能。それぞれの人材紹介会社の担当者に発行したアカウントでログインしてもらうと、通常通りに応募者の推薦を受けることができます。メッセージも「doda CONNECT」上で送れるようになるので、採用管理に関わるやりとりを集約することができます。

②各人材紹介会社への一斉求人連絡

特定のポジションが充足した際、複数の人材紹介会社に求人票を出している場合はそれぞれに連絡をして求人票を取り下げてもらう必要があります。しかし「doda CONNECT」なら同一の求人票を出している人材紹介会社に対して一斉に「取り下げ」の連絡をすることが可能です。

操作方法は、求人管理画面より該当の求人を選択し「非公開にする」ボタンを押すだけ。求人票を公開している人材紹介会社に一斉に通知が届くので、1社ごとに連絡する手間が省けます。

また、人材紹介会社ごとに公開する求人票を選択したい場合は、各種設定画面から人材紹介会社画面に遷移後「求人を確認」ボタンをクリックし、公開する人材紹介を選択する画面から設定します。なお、求人票はボタン一つでコピーして使用できるので、勤務地ごとに条件を変更したい際などにも便利です。

③テンプレートを活用したメッセージ作成

採用管理の工数を削減するに当たり、メッセージ作成時にテンプレートを活用することもお勧めです。

テンプレートは、面接日程調整のメールと通常の連絡メールに分けて作成できます。人材紹介会社に応募者の追加情報の送付を依頼する際や、確認事項がある際はテンプレートを活用すると、メッセージ作成における工数を大きく削減できるでしょう。

また、「doda CONNECT」上でメールアドレスを管理することも可能です。現場担当者など関係者のメールアドレスを事前に登録しておけば、メッセージ送付の際に必要なときだけ追加することができます。

今回は「doda CONNECT」の基本的な機能と、工数削減にも役立つお勧めの機能を紹介しました。煩雑な採用管理も「doda CONNECT」を活用することで、採用業務を効率的かつスムーズに進められるはずです。

「doda」だけでなく、ほかの人材紹介サービスでのやりとりも一括で管理できるので、「採用管理をもっと効率化したい」と考えている方は、ぜひ「doda 人材紹介サービス」を活用してみてはいかがでしょうか。

また、「doda CONNECT」では採用に関してのヒントを発信している「記事やお役立ち資料」も掲載。「お困りごと」や「採用に関するヒント」などを発信しているため、人事・採用担当者の心強い味方となるでしょう。詳細が気になる方はお気軽にお問い合わせください。