人材紹介サービスを契約するときに確認が必要な事項や注意点、契約の流れを解説

人材紹介サービスは、欠員が生じたポジションに対し、短期間で即戦力となる人材を採用したい場合や、専門性・経験を重視した人材を中長期的に採用したいときに適したサービスです。しかし、契約内容の確認が不十分なままだと、自社に不利な条件でサービスを利用することになる可能性があります。

そのような事態を避けるためにも、人材紹介サービスを契約する際に確認したいポイントや、契約の詳細な流れなどを、本記事で確認しておきましょう。

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人材紹介契約とは、人材サービス会社が企業に対して人材を紹介し、採用が決まった場合に企業が成功報酬を支払う、という契約のことです。

契約締結時には、手数料の計算方法や早期離職時の返金規定、機密情報の取り扱いなどについて詳細に取り決めます。これらの確認を怠ると、想定外の費用が生じたり、要件に合っていない人材を採用したりすることにもなりかねません。契約内容は必ず入念にチェックして、不明点や疑問点があれば事前に解消しておくことが大切です。

なお、有料職業紹介事業は職業安定法の規制対象となるため、厚生労働大臣の許可を受けた事業者であるかなど、基本的な点は事前に確認しておくと安心です。

そもそも人材紹介サービスとは

そもそも人材紹介サービスとは、先に説明した人材紹介契約の下、企業に対して人材を紹介するサービスです。企業が定める要件に合致する人材を、登録者の中から選定し紹介します。

また、人材を紹介してもらえるほかにも、以下に挙げる業務の代行を依頼できる場合があります。

多くのサービスでは成功報酬型が採用されており、原則として採用に至らなければ手数料は発生しません。
そのため、採用活動の初期費用を抑えたい場合にも最適な手法だといえます。

人材紹介サービスの仕組みや、メリット・デメリットについては以下の記事で解説しているので、ぜひ併せてご覧ください。

関連記事：人材紹介サービスとは？図で解説。特徴とメリット、押さえておきたい利用の流れについてのポイント

求人広告・人材派遣との違い

企業が人材を採用する手法としては、ほかに求人広告や人材派遣などがあります。本項では、人材紹介サービスとそれらの手法の違いを解説します。

なお、人材紹介サービスと求人広告・人材派遣の違いについては、以下の記事でも解説しているので、併せて参考にしてください。

【関連記事】
・人材紹介と求人広告の違いとは？特徴や費用相場・選ぶポイントを紹介
・人材紹介会社と人材派遣会社の違いとは？7つの観点から図を交えて解説

人材紹介サービスと求人広告の違い

まずは、人材紹介サービスと求人広告の違いから見ていきましょう。

人材紹介サービスと求人広告の違い

一部の採用業務をコンサルタントに代行してもらえるため、人事・採用担当者の負担を軽減できる可能性がある点が、人材紹介サービスの特徴です。
対して、求人広告の強みとしては、より多くの人材にアプローチできる点が挙げられます。掲載先にもよりますが、数十万～数百万人のユーザーに見てもらえる可能性があるため、採用予定人数が多い場合に最適です。

【関連記事】
・求人広告とは？媒体ごとの特徴や費用・掲載までの流れを解説
・求人広告を載せる費用はいくら？成果を出すためのコツとは

人材紹介サービスと人材派遣の違い

次に、人材紹介サービスと人材派遣の相違点です。

人材紹介サービスと人材派遣の違い

この2つは、人材の雇用元に大きな違いがあります。
人材紹介サービスはあくまでも「仲介」であるため、採用が決まったあとは企業が人材を直接雇用します。対して人材派遣では、派遣元が雇用している人材が派遣されるため、派遣先企業が人材と雇用契約を結ぶことはありません。

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人材紹介サービスとの契約時には、以下の6つの内容を入念に確認しましょう。確認を怠ると、予期せぬトラブルが発生する恐れがあります。

手数料の発生条件と計算方法

多くの人材紹介サービスでは、採用決定や入社を基準として手数料が発生しますが、具体的な発生条件やタイミングは契約内容によって異なります。詳細な発生条件やタイミングはサービスごとに異なるので、その点は確認しておく必要があります。

手数料の算出方法も、確認が必要なポイントです。算出方法には、「届出制手数料」と「上限制手数料」の2種類があります。多くの人材紹介サービスは届出制手数料を設定していますが、念のため算出方法も確認しておくことをお勧めします。また、届出制手数料の場合は、サービスが設定している料率も把握しておきましょう。

手数料の算出方法

人材紹介サービスの手数料については、以下の記事でも解説しています。

関連記事：人材紹介の手数料の相場とは？仕組みと計算方法、返還金について解説

（参照：厚生労働省『令和８年４月１日から適用される職業紹介事業の業務運営要領 第６ 手数料』）

返戻金制度と返金規定

返戻金制度とは、紹介してもらった人材が自己都合で早期離職した際に、支払った手数料の一部が返還される制度です。人材紹介サービスでは返戻金制度を設けている場合があるため、詳細な返金規定を確認しておくことをお勧めします。具体的には、返金が発生する保証期間や返還率、また返戻金制度が適用されない免責事由などです。

なお、以下の記事でも人材紹介サービスの返戻金制度について解説しているので、併せてご覧ください。

関連記事：人材紹介サービスの返金規定とは？主な内容や返金額を解説

人材の重複応募やオーナーシップ

確認が必要な項目としては、重複応募があった際の処理方法や「オーナーシップ」の詳細なども挙げられます。

企業が複数の人材紹介サービスを利用していた場合、各サービスが同一の人材を紹介する、つまり重複応募が発生することがあります。
どちらのサービスからの紹介を優先するのか、またどちらに手数料を払う必要があるのか、といったポイントが不明瞭（ふめいりょう）だと、後々のトラブルにつながりかねません。従って、このような重複応募が発生した際の対応方法を、利用する全てのサービスで把握しておきましょう。

また、紹介された人材を一度は採用しなかったものの、あとから別のルートで採用するということも起こり得ます。このとき、紹介から採用までの期間が短い場合は、人材紹介サービスが採用に寄与していると見なされて、手数料が生じる可能性があります。これが、「オーナーシップ」と呼ばれるものです。
オーナーシップの有効期間は契約ごとに定められており、一般的には数カ月〜1年程度とされるケースが多いものの、必ず契約書で確認する必要があります。

契約期間と更新・解約条件

人材紹介サービスとの契約期間や自動更新の有無、解約通知がなされるタイミング、また解約の原因となり得る事由なども、確認が必要なポイントです。特に解約事由については、紹介手数料の支払い条件や業務上の禁止事項への抵触など、契約違反と判断されるケースが定められていることもあるため、内容を把握していないと思わぬ理由で契約解除に至る可能性があります。
後ほど紹介する禁止事項と併せて、必ず把握するように徹底してください。

機密情報の取り扱い

人材紹介サービスの利用に際しては、人材の個人情報が共有されるほか、自社の機密情報を提供することもあります。そのため、秘密保持に関する要件の確認も必須です。

確認が必要な項目としては、具体的に以下が挙げられます。

万が一機密情報が漏えいすると、その後の経営に大きな影響が出てしまうので、上記の要件については入念に確認しておくことが大切です。

損害賠償・禁止事項・違約金

人材紹介サービスとの契約内容には、いずれかの当事者の違反により、他方に損害が発生した場合の賠償に関する要件も記載されています。損害賠償の対象となり得る事由や、免責事項などです。

損害賠償の要件と併せて、サービスを利用する際の禁止事項も把握しておく必要があります。サービスごとに詳細は異なりますが、以下に挙げる事項は基本的に設定されていると考えられます。

直接取引とは、紹介された人材を、企業が人材紹介サービスを経由せずに採用することです。サービスを経由しなければ手数料が発生しないため、人材紹介サービスにとっては看過できない行為であり、多くの人材紹介サービスでは、契約上、無断での直接取引を禁止しているため注意が必要です。

また、規約に違反してしまった際に発生する違約金の要件も、確認必須の項目です。違反行為をしないようにすることが大前提ではありますが、万が一を考えて、違約金の額や発生する詳細な条件を確認しておきましょう。

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人材紹介サービスと契約を締結する際は、特に以下に挙げるトラブルに注意しましょう。

トラブル1：想定より高い手数料が発生する

手数料を算出する際の料率や、残業代・賞与などを想定年収に含めるかといった条件において企業側の確認が不十分だと、実際の手数料と想定していた額の間に乖離（かいり）が生じてしまいます。その額次第では予算計画を見直す必要もあり、以降の採用活動に支障が出る可能性があります。

手数料の計算方法をあいまいにしない

手数料についてのトラブルが起きないように、想定年収に賞与やインセンティブが含まれるのか、また何％の料率がかかるのかなどを、明確に把握しておきましょう。手数料の仕組みについて不明点や疑問点があれば、人材紹介サービスに問い合わせて早急に解消することが大切です。

トラブル2：早期離職時の返金条件で認識がずれる

人材が早期離職した際の返戻金の額が想定よりも少ない、またそもそも返戻金を受け取れない、といった事態が生じることも少なくありません。これは、企業と人材紹介サービスの間で、返戻金の条件について認識の擦り合わせができていなかったために生じるトラブルです。

返戻金の適用条件を事前に確認する

上記のようなトラブルを避けるためにも、返戻金の詳細な適用条件を事前にしっかりと確認しておきたいところです。早期離職と見なされる期間や返戻金の返還率などは、サービスごとに設定が異なるためです。
また、人材が早期離職した際に、代わりの人材を選定する形で補償を行うサービスも一部存在するので、そもそもの返戻金制度の有無から確認しておく必要もあるでしょう。

トラブル3：採用決定の定義や報告義務で認識がずれる

人材紹介サービスとの契約では、「どの時点をもって採用決定とするのか」や、「採用決定時に報告義務があるのか」といった点で認識がずれることも少なくありません。例えば、企業側は「入社した時点で採用決定」と考えていた一方で、人材紹介サービス側は「入社承諾の時点で採用決定」と解釈しており、想定より早いタイミングで手数料を請求されるケースもあります。

また、紹介を受けた人材を採用したにもかかわらず、社内での共有漏れによって人材紹介サービスへの報告が遅れたり、報告自体が行われなかったりすると、契約違反と見なされてトラブルに発展する恐れがあります。手数料の発生時点や報告ルールをあいまいにしたまま契約すると、あとから認識のずれが表面化しやすくなるため注意が必要です。

採用決定の定義と報告義務の有無を明確にする

採用決定の定義があいまいなままだと上記のようなトラブルに発展してしまうので、何をもって「採用決定」とするのかについては、契約前に明確化しておきましょう。

同様に、紹介された人材を採用した際に、その旨を報告する義務があるかどうかも、把握しておかなくてはなりません。義務があるにもかかわらず報告を行わないでいると、契約違反と見なされて違約金を請求される恐れがあります。予期せぬ理由で違約金を払うことがないように、報告義務の有無や期限、また方法などを必ず確認してください。

トラブル4：自社に不利な条件や制限を見落として契約してしまう

人材紹介サービスと契約した際の内容を十分に確認できていないと、自社に不利な条件や制限をあとから把握することになりかねません。人材紹介サービスが契約内容を作成している都合上、場合によっては企業側にとって厳しい条件が盛り込まれていることもあります。

例えば、オーナーシップの有効期間が想定より長く設定されていたり、違約金が発生する条件が広く定められていたりすると、別ルートで接点を持った人材を採用した場合でも手数料が発生する可能性があります。

また、返戻金の返還率や保証期間が自社の想定より不利な内容になっていれば、採用後に早期離職が発生した際の負担も大きくなってしまうでしょう。こうした条件を十分に理解しないまま契約すると、サービスを想定通りに運用できず、採用活動に影響が及ぶかもしれません。

自社に不利な条件や制限がないかを確認する

自社に不利な条件や制限となり得る項目としては、以下が挙げられます。

上記をはじめ、契約書の内容は細部までしっかりと確認し、不明点や疑問点があれば事前に解消しておくことが大切です。

トラブル5：ミスマッチが多発する

人材紹介サービスを利用していても、紹介される人材と自社の求める人物像にズレがある状態が続くと、採用活動全体の効率が大きく下がってしまいます。

例えば、経験やスキルは条件を満たしているものの、自社の社風に合わない人材ばかり紹介される、あるいはポジションに必要な期待値と転職希望者の希望条件がかみ合っていない、といったケースです。

その結果、書類選考や面接にかかる工数が増えるだけでなく、現場部門の協力も得づらくなり、採用活動そのものが停滞する恐れがあります。さらに、仮に採用に至ったとしても、入社後の早期離職につながる可能性があるため、ミスマッチの多発は見過ごせないトラブルといえるでしょう。

人材紹介サービス任せにせず社内の対応体制を整える

採用業務の一部を任せられる点が人材紹介サービスを利用するメリットではありますが、だからといって何もかもを任せっぱなしにしてはなりません。採用要件を適宜見直す、また採用の結果をサービス側にフィードバックするといった対応を自社が行わなくては、活躍が見込める人材は採用できないでしょう。加えて、人材紹介サービスに頼り過ぎると、採用のノウハウが自社に蓄積されにくくなるという問題も生じます。

採用活動の精度向上を図り、さらに将来的には自社だけで採用活動に取り組めるようにするためにも、社内の体制も整備しておきたいところです。

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以下の4つのポイントを意識すれば、人材紹介サービスをより効果的に活用できるようになります。

採用したい人材像を具体化して共有する

求める人材像を明確化し人材紹介サービスに共有すれば、自社に合った人材を紹介してもらえる可能性が高まります。

「○○の業界での実務経験3年以上」「○○に関する資格の保有者」といった形で、できる限り具体的な内容を共有することが大切です。加えて、自社が採用活動を始めた背景や、業績・企業風土なども伝えられれば、それらの情報を加味して人材を探してくれるようにもなります。

求人条件と採用基準を早めに擦り合わせる

給料や待遇などの求人条件を、人材紹介サービス側と早めに擦り合わせることも大切です。サービス側の担当者からの意見を取り入れれば、求める要件や採用市場の動向に合った求人条件を設定できます。

また、採用基準の擦り合わせも、人材紹介サービスを利用する際には欠かせない対応です。過去のデータを基に、採用した人材、そして残念ながら採用に至らなかった人材それぞれの特徴を伝えれば、以降の選定の精度がさらに向上すると考えられます。

人材への連絡・面接調整を迅速に行う

人材への連絡や面接の日程調整などを迅速に行うことも、人材紹介サービスを利用する上での重要なポイントです。

近年の転職活動では、転職希望者が複数の企業の選考を受けることが一般的です。そうした状況下で、企業間の業務内容や待遇などに差がなければ、転職希望者はいち早く採用を決めてくれた企業に入社すると考えられます。つまり、対応が遅い企業は、それだけで転職先の候補から外されてしまう可能性があるわけです。

採用の機会を減らさないように、選考はスピーディーに進めましょう。

運用ルールを社内で統一する

人材紹介サービスの運用ルールを社内で統一することも、採用活動を成功させる上では欠かせません。窓口が一本化されていない、また採用結果のフィードバック方法が都度異なる、といった状況では、情報連携がうまくいかず採用活動にも支障を来す可能性があります。

運用ルールを統一し、人材紹介サービスとの協力体制を構築することが、採用活動を効果的に進めるためのポイントです。

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人材紹介サービスと契約を締結し、実際に利用し始めるまでの流れは以下の通りです。各STEPでの対応を順に解説します。

STEP1：採用課題と導入する目的を整理する

人材紹介サービスに問い合わせる前に、自社が抱えている採用課題と導入目的を整理しましょう。課題と目的があいまいなままでは、人材紹介サービス側もサポートの方向性を決められず、期待した成果が得られない可能性があるためです。

採用課題とそれに対応する導入目的の例としては、以下が挙げられます。

採用課題とそれに対応する導入目的

このように課題と目的をひも付けて具体化すれば、人材紹介サービスをより効果的に活用できるようになります。

STEP2：人材紹介サービスを比較・選定する

次に、複数の人材紹介サービスの特徴を比較して、自社に合ったサービスを探します。

人材紹介サービスごとに、サービスの内容や手数料、また得意とする業界・業種は異なります。予算やリソース、また採用活動の目的などを踏まえた上で、最適なサービスを選ぶことが大切です。

利用するサービスが決まったら、電話やメール、またはWebサイトなどから問い合わせます。

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STEP3：契約内容を確認して締結する

問い合わせ後、まずは人材紹介サービス側と契約内容の擦り合わせを行います。ここまでにも説明してきた通り、特に以下の内容は入念に確認してください。

契約内容に気になる点がなければ、基本契約を締結します。それ以降は、任意のタイミングで募集をかけられるようになります。

STEP4：採用要件を共有し求人票を作成する

基本契約を締結したら、採用要件を人材紹介サービス側に伝えて、求人票を作成します。

求人票の作成は、人材紹介サービスに依頼できる場合と自社で行う場合の2パターンがあります。
作成を依頼する際は、自社とサービス側の目線がずれないように、求める人材像や採用基準などを詳細に擦り合わせましょう。
自社で作成する場合は、人材紹介サービスの担当者からのアドバイスをしっかりと反映することが重要となります。サービスによっては求人票を添削してくれる場合もあるので、積極的に活用することをお勧めします。

STEP5：紹介された人材の書類選考を行う

人材紹介サービスが選定を始め、要件に合致する人材が見つかったら、自社の求人を紹介して応募の意思を確認します。

応募の意思があると確認されると、自社に履歴書や職務経歴書が送付されるので、内容をチェックして面接するかどうかを検討しましょう。人材のスキルや経歴を総合的に判断し、自社に合っていると思われた場合には、面接試験に案内します。
なお、面接試験に進んだ場合の案内やスケジュール調整は、基本的に人材紹介サービスが行います。

STEP6：面接を行う

人事・採用担当者が直接面接を行い、人柄や仕事への向き合い方など、書面だけではわからない部分を確認します。

面接後は、人材紹介サービスを通じて人材の反応や入社意欲などを確かめられます。また、採用したい人材に対して、自社への入社意欲が高まるように追加のコミュニケーションを取ることも可能です。

STEP7：人材を採用しその後の運用を行う

面接の結果、自社での活躍が見込めると判断した場合には、人材紹介サービスを通じて採用条件を通知します。そして採用条件の擦り合わせを行い、双方が合意できたのであれば、晴れて採用決定です。
なお、雇用契約書の締結や入社日の調整、人材が抱えている悩みへのフォローなどは、人材紹介サービスに対応を任せられます。

人材の採用後、人材紹介サービスから請求書が発行されたら手数料を支払います。また、採用活動を継続する場合は、人材紹介サービスへのフィードバックも忘れずに行いましょう。

人材紹介サービスの契約についての疑問点は、利用を申し込む前に解消しておきましょう。ここでは、以下のよくある疑問点に答えていきます。

Q1：返戻金制度については何を確認すれば良いですか？

人材紹介サービスの返戻金制度については、以下の内容を確認しましょう。

上記は、人材紹介サービスのホームページや契約書のほか、厚生労働省が公開している「人材サービス総合サイト」からも確認できます。

（参照：厚生労働省職業安定局『人材サービス総合サイト』）

Q2：複数の人材紹介サービスと同時に契約しても問題ありませんか？

複数の人材紹介サービスを併用することに、法律上の問題はありません。サービスごとに得意とする業界・業種、あるいは登録している人材層が異なるため、母集団形成の観点ではむしろ併用するほうが効果的であるといえます。

Q3：手数料はいつ発生しますか？

一般的には、人材の採用が決まったタイミングで発生します。ただし、サービスによって詳細なタイミングは異なる場合があるので、契約前に必ず確認してください。

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人材紹介サービスと契約する際は、手数料の計算方法や返戻金制度の適用条件、またオーナーシップの詳細などをしっかりと確認することが大切です。こうした確認を怠ると、手数料が想定より高くなったり、違約金を請求されたりといった、トラブルに発展する恐れがあります。人材紹介サービスで効率良く採用活動を進めるためにも、契約内容は入念にチェックして、気になる点は事前に必ず解消しておきましょう。

手厚いサポートが受けられる人材紹介サービスをお探しであれば、ぜひ「doda人材紹介サービス」にご相談ください。成功報酬や返戻金制度についても、専任の担当者が詳細に説明いたします。

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