採用計画とは？正しい立て方と採用成功のポイントを徹底解説

採用の売り手市場が続く昨今では、場当たり的な採用活動を行っても期待する成果は出せません。採用活動の具体的な行動指針を定めた「採用計画」が、活躍が見込める人材を採用するためには欠かせないのです。
しかし、採用活動のノウハウが蓄積できていない企業では、精度の高い採用計画を作成することも難しいでしょう。

そこで本記事では、採用計画の立て方やその際のポイント・注意点などを徹底解説します。

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採用計画とは、企業が採用活動を行うに当たって策定する計画のことです。「いつ」「どの部門で」「どんな人材を」「何人」採用するのかをあらかじめ定め、戦略的に人材を採用できるようにすることを目的とします。
上記のほかにも、採用計画では例えば以下の項目について目標値や指標の設定を行います。

これらの項目について目標値を設定し、目指すゴールを明確化することが、効率的かつ精度の高い採用活動の実現につながるのです。

採用計画が必要な理由

綿密な採用計画が必要とされる背景には、採用活動で成果を出すことが困難となりつつある、という多くの企業に共通の課題があります。

昨今は、少子高齢化で生産年齢人口が減少している影響で、企業間での採用競争が以前よりも激しくなっています。このような状況下では、少しでも効率的に採用活動を進めないと、スキルや経験が豊富な人材が競合他社へ次々と流れていってしまうでしょう。

採用計画を策定すれば、場当たり的な対応がなくなり採用活動の効率が向上するため、自社が理想とする人材を採用できる機会を増やせる可能性があります。また、関係者間で採用活動の画一的な基準を設けることで、採用のミスマッチが生じるリスクも減り、採用活動の精度も向上します。
企業間の採用競争が激化している現状で確かな成果を出すには、採用計画の作成が必要不可欠なのです。

採用計画を立てる前に、まず以下の3つの準備を行いましょう。

自社の事業計画や経営戦略を把握しておく

成果が見込める採用計画を立てるには、まず自社の事業計画や経営戦略を把握する必要があります。自社がどのような方針で事業を拡大・成長させたいのかによって、必要となる人材の要件や人数なども変わってくるためです。
また、計画や戦略をただ確認するだけではなく、経営層や現場の担当者と直接コミュニケーションを取り、細かな点まで認識を擦り合わせておくことも大切です。

採用市場の動向・競合他社の状況を調査する

採用計画を立てるに当たっては、採用市場全体の動きや、競合他社の状況なども把握しておかなくてはなりません。求人倍率や人材の志向、他社の待遇などを調べることで、自社が今どのようなポジションにいるのか、またどのような採用戦略を取る必要があるのかを明確にできます。競合他社との差別化を図り、自社だけの魅力を効果的にアピールできるような採用計画を立てるためにも、市場や競合の調査は入念に行いましょう。

採用課題を洗い出す

過去の採用実績や現状の人員状況を振り返り、どこに課題があるのかを明らかにすることも、採用計画の策定には必要不可欠です。

例えば「応募数が少ない」という状況が長く続いているのであれば、母集団形成の取り組みに何か課題があると考えられます。定着率が低い、また入社承諾後辞退が多いといった場合には、入社が決まった人材へのフォローが足りていない可能性があるでしょう。
このように過去の状況から改善点を整理した上で、それらが解決できるような採用計画を立案することが、精度の高い採用活動の実現につながります。

関連記事：採用課題とは？具体的な課題一覧と解決策を徹底解説

ここからは、採用計画を立てる手順を7つのSTEPに分けて解説します。以下の流れに従って採用計画を立てれば、自社の状況に合った理想的な採用活動を進められるようになるでしょう。

STEP1：採用の目的・ゴールを明確にする

まずは、採用活動でどのような成果を出したいのかという、目的を明確化しましょう。その際は、先述した通り、自社の事業計画や経営戦略に基づいた目的を定めることを徹底する必要があります。自社の方針に合った目的を設定すれば採用計画の軸が定まり、以降の採用活動をよりスムーズに進められるようになります。

STEP2：採用人数を算出する

採用活動の目的が決まった後は、具体的な採用人数を設定します。

採用人数を算出する方法としては「業務量から算出する方法」と「生産性指標から算出する方法」の２種類があります。
前者は、自社内で生じる業務を滞りなく進められるようにすることを重視する算出方法です。全業務の遂行にかかる時間を1人当たりの平均労働時間で割り、必要な人数を出します。

生産現場など総業務量を把握しやすい業種・職種では、この方法で採用人数を算出すると良いでしょう。

対して後者の方法では、目標の売上や利益を基に、必要な人数を算出します。具体的な計算式は以下の通りです。

売上や利益目標が明確で、業務量換算が難しい場合などは、この計算方法が最適な選択肢となり得ます。

STEP3：雇用形態を決定する

採用の目的に合わせて、雇用形態も最適なものを選ぶ必要があります。以下に示す通り、各雇用形態には異なる特徴や強みがあり、どれが適しているかは自社の状況によって変わってきます。

雇用形態ごとの特徴

任せる業務の内容や給与面などさまざまな要素を総合的に検討した上で、最も成果が見込める雇用形態を選ぶことが大切です。

STEP4：求める人材像・採用要件を定義する

採用人数や雇用形態とともに、求める人材像や採用要件も定義していきましょう。

経験やスキルといった業務に直結する部分のほか、新しい環境への適応力や、周囲の人間との関わり方など、多様な観点から要件を定義することが大切です。ゼロベースでの検討が難しいのであれば、現在活躍している社員の共通点を洗い出し、そこから求める要件を抽出するという方法を取っても良いでしょう。

関連記事：採用要件（人材要件）とは？つくり方の手順や注意点、具体例まで解説

STEP5：採用手法・チャネルを選定する

ここまでに検討した内容を基に、次は採用手法・チャネルを選びます。以下に示す通り、それぞれの採用手法で適した利用場面は異なるので、どれが自社の状況に合っているのかを入念に検討しましょう。

採用手法の特徴

各採用手法の細かな違いについては以下の記事で解説しているので、ぜひこちらもご覧ください。

関連記事：採用手法一覧 中途採用に役立つ採用手法の種類や比較などを総まとめ

STEP6：採用スケジュールを策定する

次に、採用活動のスケジュールを決めます。最初に設定した目的に合わせて、新しい人材をいつまでに採用する必要があるのかを検討しましょう。そこから逆算して、募集を始める日程や人事・採用担当者が動き出し始めるタイミングなど、各工程の詳細なスケジュールを定めていきます。この際、スケジュールの後ろ倒しが発生しないように、各工程に明確な期限を設けておくこともお勧めします。

STEP7：選考フローを決定する

スケジュールを踏まえた上で、実際に採用活動を行う際の選考フローを決定します。募集開始から入社の承諾を得るまでに、どのようなSTEPが必要になるのかを洗い出していきましょう。カジュアル面談などを設けるか、また面接を何回行うのかなど、細かな対応もこのSTEPで決まります。

なお、選考フローについては以下の記事でも詳細に説明しておりますので、こちらも併せてご覧ください。

関連記事：採用フローとは？新卒・中途の違いや運用のポイント、注意点を解説

採用計画を立てるに当たっては、どのような項目が必要になるのかを整理した上で、「採用計画書」というドキュメントとして内容を明文化しておく必要があります。ここでは、その際に盛り込みたい項目やドキュメントのまとめ方などを、テンプレートを用いて解説します。

採用計画書の基本項目

採用計画書に記載が必要な項目としては、基本的に以下が挙げられます。

これらの内容を表形式で整理しておけば、誰が見てもすぐに理解できる形式で採用計画の概要をまとめられるでしょう。

採用計画のテンプレート例

先に紹介した項目を実際に表形式でまとめたものが、以下のテンプレートです。

採用計画のテンプレート例

表形式でまとめることで、求める人材の要件や採用手法、スケジュール概要を画一的に整理できます。担当者によって採用計画の粒度が違う、といった属人的な問題も出にくくなるため、採用活動の効率をさらに高められる可能性があります。

中途採用での採用計画テンプレートの活用例

「エンジニア職で新しい人材を採用する」というケースを想定し、上記のテンプレートを活用すると、以下のような形となります。

エンジニア職で新しい人材を採用する場合のテンプレート活用例

本例ではエンジニア職を想定して内容を記載していますが、もちろんほかの職種にも応用できます。自社の業種や採用活動の方針に合わせて、一部の項目をカスタマイズする、また追加するなどして活用していただくことも可能です。

成果の伴う採用計画を立てるには、以下の3つのポイントを意識することが大切です。それぞれの詳細を順に解説します。

現場担当者と目線を擦り合わせる

採用計画を立てる際は、現場担当者の意見を取り入れることを意識しましょう。採用担当者のみで人材像や採用要件を決めると、現場が真に欲している人材とミスマッチが生じてしまう可能性があるためです。採用計画の検討時に現場担当者にもヒアリングを行い、求める人材像や評価の基準などの目線を擦り合わせておくことが大切です。

関連記事：採用基準とは？決め方・見直す項目やポイントと注意点を解説

求める人材像とスキルを具体的にする

求める人材像やスキルを可能な限り具体化することも、採用計画を立てる上では欠かせない対応です。例えばエンジニア職を募集するのであれば「○○の領域で〇〇の言語での開発の経験がある」といったふうに、携わっていた領域や言語などを具体的に定められると理想的です。

その上で、採用要件を「MUST（必須）要件」と「WANT（あるとなお良い）要件」に分けられると良いでしょう。どこまでが必須でどこからがプラスアルファなのかを明確にすることで、より効率良く自社に合った人材を探せるようになります。

自社の魅力を打ち出し競合との差別化を図る

採用の売り手市場が続く今日では、いかにして競合他社との差別化を図るか、という点も非常に重要なポイントとなります。そのため採用計画に関しても、まずは自社と他社の違いを入念に分析した上で、自社ならではの魅力が打ち出せるような計画を立てられるように注力しましょう。

競合他社の近況や出している求人の内容を調査すれば、自社にあって他社にない強みを洗い出せます。また、自社ではたらいている社員に「この会社のどこが良いか」をヒアリングするという方法もお勧めです。
こうした取り組みで自社の強みを明らかにし、それを活かせるような計画を立てれば、競合他社との競争で後れを取ることもなくなるでしょう。

関連記事：【具体例あり】転職希望者を引きつける求人広告の魅力アップ術

採用計画の策定後は、以下の施策に順に取り組んでいきましょう。

採用計画を社内に周知し協力体制を構築する

採用計画を立てた後は、まずその内容を社内に共有し、各所との協力体制を築けるように連携を行います。採用計画を円滑に実行し成果を出すには、関係各所からのサポートが必要不可欠であるためです。

連携の際は、採用計画の詳細、そして採用活動が相手にもたらすメリットを詳細に伝えることを意識しましょう。明確なメリットがあるとわかれば、相手が快く依頼を引き受けてくれる可能性が高まります。
また、協力してもらった採用活動で実際にどのような成果があったかについても報告すれば、以降もスムーズに協力体制を構築できると考えられます。

自社のホームページやSNSを更新する

自社のホームページや運用中のSNSを適宜更新することも、欠かせない対応です。

就職や転職を考えている人材は、企業のホームページやSNSアカウントなどをチェックして情報収集を行っています。しかし、ホームページのコンテンツや投稿の内容が更新されていなくては、人材が情報を集められず「ここはやめておこう」と思ってしまうかもしれません。

このような事態を避けるためにも、自社の最新情報や現場の様子などは、ホームページやSNS上で積極的に発信していきましょう。これにより自社に興味を抱く人材が増えれば、立案した計画どおりに採用活動を進められる可能性も高まります。

採用活動を実施する

採用計画の策定そして各種準備が済んだら、本格的に採用活動を開始します。

基本的には採用計画どおりに進めれば問題ありませんが、応募状況やPV数などを適宜チェックし、必要であれば計画の軌道修正を行いましょう。採用活動の状況に応じて、臨機応変に対応することが大切です。

また、選考フローを可能な限り滞りなく進めることも、採用活動では重要なポイントです。面接の案内や面接結果の通知などが遅いと、応募者が他社の選考に進み、そちらに入社を決めてしまう可能性があります。応募者が他社へと流れてしまわないように、迅速な対応を心がけたいところです。

採用活動全般についてさらに詳しく知りたいのであれば、以下の記事をぜひご覧ください。採用活動を進める際のポイントや、最新のトレンドについて詳細に解説しております。

関連記事：採用活動とは？企業側における成功ポイントや採用トレンドをご紹介

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面接・選考を実施する

人材からの応募があれば、事前に決めた選考フローに従って面接や選考を実施します。

応募者と直接コミュニケーションを取れる面接は、相手が採用計画で定めた要件に合致しているかどうかを確かめる場として最適です。お互いに話しやすい雰囲気をつくった上で、相手の本質的な部分を掘り下げる質問を尋ね、本心を引き出していきましょう。

面接後は、まず担当した面接官がその所感をほかの人事・採用担当者へと共有します。その情報を基に担当者間で協議を行い、意見がまとまったら応募者を選考に進めるかどうかを決定します。ここで採用基準がぶれることがないように、採用計画の内容からずれていないかどうかも適宜確認しておきたいところです。

入社承諾後フォローを実施する

ここまでの取り組みを経て、実際に入社が決まった人材が出てきたとしても、そこで採用活動は終了しません。人材が後から入社を辞退しないように、承諾後のフォローも必ず行いましょう。

社員との交流会や入社前の面談などを行い、人材の抱えている不安感を払拭する、また自社に入社したいという熱意を維持することが大切です。「ここでなら安心してはたらけそうだ」と感じてもらえれば、入社前に辞退されることも少なくなり、さらには入社後の早期離職防止にもつながります。

採用活動で成果を出すためにも、採用計画を運用する際は以下の3点に注意しましょう。

状況の変化に応じ計画を柔軟に更新する

最初に策定した採用計画にこだわり過ぎると、採用市場の変化に追い付けず、自社に合った人材を採用できる機会を逃してしまうかもしれません。そのような事態を避けるためにも、採用活動の状況と合わせて、採用計画も柔軟に更新することが求められます。
採用要件を変更する、また採用手法を変えるなど、影響が大きいと思われる変更についても、必要であれば積極的に検討する必要があるのです。

採用活動の状況を可視化し社内で共有する

採用計画を柔軟に更新していくためには、計画と実情にどの程度の乖離（かいり）があるのかをまず把握しなくてはなりません。そのため、定期的に採用計画と実情を照らし合わせ、想定どおりに進んでいるかどうかを具体的な指標を用いて確かめる必要もあります。

また、その結果を社内に共有し、関係各所にも採用の状況を把握してもらえるように努めましょう。人事・採用担当者の観点では出せなかったような、多面的な視点でのフィードバックを得られる期待が持てます。

定期的に採用計画を見直し・改善する

一度成果が出た採用計画であっても、時間が経てば内容が古くなり、それ以降には目ぼしい成果が出せなくなる、ということも起こり得ます。従って、たとえ同じシチュエーションであっても採用計画を使い回すのではなく、定期的に内容を見直し、改善していく必要があるのです。
採用市場や競合他社の動向を常にキャッチアップし、その時々で最適な採用計画を立てることが重要です。

最後に、採用計画を立てるに当たって疑問に思われる点にお答えします。

採用計画と採用戦略は何が違うのでしょうか？

採用計画とは「〇月までに○○の領域で〇人を採用する」という、採用の具体的な計画を示すものです。それに対して「自社を発展させるには、どのような人材を採用する必要があるのか」という、企業の採用活動の基礎となる考え方や方針を示すものが、採用戦略です。
つまり採用計画は、採用戦略を具体化し実行可能な状態にしたものであるといえます。

採用計画は新卒と中途で何か変わりますか？

新卒採用と中途採用では、採用計画を立てる際に意識したいポイントが異なります。

新卒採用の場合は、育成前提での採用となります。そのため、経験スキル以外の面で選考を基準設定する必要があります。また、入社時期も4月が一般的ではあるので、スケジュールも逆算して設計することが大切です。

一方で中途採用では、即戦力となる人材や、入社後の育成を踏まえて採用する場合も採用計画の中で求める経験やスキル、人材像などを詳細に決めておく必要があります。またその際は、人事・採用担当者だけで考えるのではなく、現場の担当者の意向も反映しましょう。

採用計画はいつ作成したらいいですか？

採用計画は、広報活動を本格的に始動する半年～1年前から作成に着手できると理想的です。

新卒採用の場合は、4月入社が一般的であるため、そこから逆算して採用計画を作成し始める必要があります。

中途採用に関しては企業ごとに採用予定時期が異なるので、自社のスケジュールに合わせてその半年～1年前から準備を始めれば良いでしょう。なお、一般的に転職活動が活発になる時期としては、4月入社を目指しての1・2・3月、また賞与を受け取った後の6・7月あたりが挙げられます。中途採用をより効果的に進めたいのであれば、これらの時期に採用活動を始められるように採用計画を作成し始めましょう。

採用計画を作成する際は、まず自社の経営戦略を把握し、採用市場や競合他社の動向を調査しましょう。その上で自社内の関係各所からも協力を得て、採用要件やスケジュールなどを詳細に設定すれば、精度の高い採用活動につながる計画を立てられます。また計画の運用時には、状況に応じて臨機応変に計画を軌道修正することも意識したいところです。

なお「doda」では、中途採用で成果を出したい企業向けのサービスを多数提供しております。特に「doda人材紹介サービス」では、業界や職種ごとの専任担当者が、貴社の採用活動の課題を整理して適宜アドバイスを行います。
採用計画に関するお悩みにもお応えいたしますので、ぜひ一度ご相談ください。

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