採用プロセスとは？策定の方法や課題別の改善策を紹介

企業の採用活動では「採用プロセス」を策定し、実行と改善を繰り返していくことが重要です。採用活動の効率化を図れるだけでなく、自社に合った人材と出会える可能性を高めることにもつながります。

本記事では、採用プロセスの概要を説明した上で、具体的なメリットや作成する際のポイントを解説します。自社の採用活動に課題を抱えている人事・採用担当者は、ぜひ参考にしてください。

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採用プロセスとは、企業が採用計画を立ててから、募集・選考を経て組織に人材を迎え入れるまでの一連の活動のことです。自社の採用活動の目的を整理して採用プロセスに落とし込むことで、採用率や定着率の向上が期待できます。

採用プロセスが必要な理由

企業に採用プロセスが必要である理由は、採用活動の効率化や費用の削減など、いくつかのメリットが得られるためです。詳しくは後述しますが、自社の採用要件に合った人材に出会える可能性が高まるほか、採用ミスマッチを防ぐ効果も見込めます。

これまで成果を挙げることができなかった採用活動を、改善せずにそのまま続けていても、思うような結果は得られません。費用対効果を向上させるためにも、採用プロセスを作成して定期的に見直すことが大切です。

新卒採用と中途採用のプロセスの違い

新卒採用と中途採用では採用活動のスケジュールが異なるため、採用プロセスの組み立て方にも違いが生じます。

新卒採用は、卒業時期から逆算した採用活動のスケジュールが政府によって定められています。企業側は、それに沿った形で広報活動や選考活動の開始時期を決定し、採用プロセスを構築しなければなりません。

一方で中途採用は、募集開始や選考開始のタイミングに決まりがなく、通年採用が可能です。新卒採用と比較すると、スケジュールを決める際の自由度は高くなり、採用プロセスも柔軟に策定できます。

いずれの場合でも、入社予定時期から逆算してスケジュールを決定し、採用プロセスを組み立てることが不可欠です。

採用プロセスを設計すると、企業は主に以下の3つのメリットを得られます。

メリット1.採用活動の効率化を図れる

採用プロセスを策定し、自社の採用工程を整理することで、各ステップの達成目標や必要な行動が明確になります。結果として社内の情報共有やタスクの分担が円滑になり、採用活動全体の効率化を図れます。

また、採用活動に伴う課題を発見する際にも、採用プロセスの作成は効果的です。例を挙げると、「応募が集まらない」「入社承諾前辞退が多い」といった粒度で改善点が見えてくるため、課題に対して適切にアプローチできるでしょう。

なお、採用活動の具体的な内容や目的については、以下の記事で詳しく解説しています。採用プロセスの構築に際して、採用活動に対する理解をより深めたい場合は、こちらも参考にしてください。

関連記事：採用活動とは？企業側における成功ポイントや採用トレンドをご紹介

メリット2.採用ミスマッチを未然に防げる

採用プロセスでは、求める人材像を明確にした上で、その人材に効果的にアプローチできる採用手法を検討します。ただやみくもに採用活動を行うわけではないため、自社の採用要件に見合った母集団を効率良く形成できるほか、採用ミスマッチを減らすことにもつながります。

採用活動を成功に導くには、まず母集団を形成し、応募数を増やすことが大切です。そのためには、採用プロセスを策定し、求める人材に自社の情報を的確に届けられるような工夫が必要となります。自社の採用要件を満たす転職希望者からの応募が増えれば、採用率の向上も見込めるでしょう。

一方、採用プロセスの作成によって企業のカルチャーや価値観などに触れる機会が増えれば、転職希望者にとってもメリットになります。入社後のギャップや採用ミスマッチが生じるリスクが減るため、早期離職や入社承諾前辞退の減少にもつながるはずです。

メリット3.採用活動にかかる費用を抑えられる

採用活動の各ステップの費用対効果が明らかとなり、費用削減のヒントがつかめることも、採用プロセスを設計するメリットの一つです。

お伝えしたように、採用プロセスを設計すると採用活動の内容を細分化できるため、各ステップにかかった費用と成果が明確になります。費用対効果が低いステップを発見した場合は、それを重点的に見直すことで、採用活動全体の費用を抑えられるようになるでしょう。採用活動にかかる費用を削減するための具体的な手順や注意点は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：採用コストを削減する方法 | 取り組みの注意点や相場と計算方法を解説

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一般的に、採用プロセスは以下のような流れで構成されています。

STEP1.採用計画を立てる

採用計画とは、年間の採用活動の目標人数やスケジュール、求める人材像などを取りまとめた計画のことです。採用活動を始める際は、まず自社の事業計画に基づいて「どんな人材を、いつまでに何名採用するのか」というゴールを設定し、採用計画に落とし込みましょう。

採用計画を策定したあとは、具体的な採用手法を選定します。代表的な採用手法だけでも次の16種類があるため、自社の目的に合った方法を慎重に見極めることが大切です。

代表的な採用手法

このような採用手法を吟味した上で、採用活動の各ステップの期日と達成目標を設けることが、採用プロセスを具体化するための重要な工程となります。

関連記事：
・採用計画とは？正しい立て方と採用成功のポイントを徹底解説
・【採用手法一覧】中途採用に役立つ採用手法の種類や比較などを総まとめ

STEP2.求人を募集する

採用プロセスを策定したあとは、求人情報を公開して募集を開始します。

なお、選択した採用手法によって、自社で行う業務は変わります。例えば、人材紹介サービスを利用する場合は、人材紹介サービスに転職希望者探しの代行を依頼することが可能です。一方、ダイレクト・ソーシングやタレントプールを選択すると、自社で転職希望者を探してコンタクトを取り、採用活動を能動的に進める必要があります。

このように、採用手法によって自社がどこまで関与するかが違ってくるため、採用プロセスを構築する段階で確認しておくことが重要です。社内のリソースに余裕があれば、複数の採用手法を組み合わせることで、より多くの転職希望者と出会えるでしょう。

関連記事：その求人は転職希望者が知りたい情報が載っている？応募が集まる求人広告に仕立てる改善ポイントを解説～求人票や自社HPにも応用可能～

STEP3.会社説明会やカジュアル面談を行う

転職希望者に自社のことを理解してもらうには、会社説明会やカジュアル面談の実施が効果的です。そのため、採用プロセスに必ず組み込み、自社のカルチャーや価値観、事業内容、仕事のやりがいなどを伝える機会を設けておくと良いでしょう。

会社説明会やカジュアル面談の場を設ける際のポイントは、参加人数と場所を考慮することです。例えば、新卒採用で大人数に対して自社の情報を発信する場合は、広い会場を借りて会社説明会を開く方法が適しています。対して、個別に面接を行うことが多い中途採用の場合は、カジュアル面談やオンラインでの開催を検討したほうが予定を調整しやすいはずです。

STEP4.選考を開始する

募集開始後、転職希望者からの応募を受けたら選考に移ります。

採用選考では、書類選考や面接、適性検査、グループワークなどを行うことが一般的です。人事・採用担当者だけでなく、管理職や役員なども含めた組織全体で多角的に転職希望者と向き合うことで、自社に適した人材かどうかを見極められるでしょう。

STEP5.採用通知と入社後のフォローを行う

選考を経て採用したい転職希望者が決定したら、採用通知を行います。

採用通知後に転職希望者から入社を承諾する旨の返事をもらったとしても、入社までの期間は定期的に連絡を取り、フォローを欠かさないようにしましょう。転職希望者にもし疑問点や不明点があれば、入社前に解消するように努め、安心感を提供することが早期離職のリスク低減につながります。

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自社の採用活動がうまく進まない場合は、採用プロセスを見直し、課題を洗い出した上で改善する必要があります。よく挙げられる課題は、次のとおりです。

本項では、各課題の詳細を改善策とともに紹介します。

1.応募が集まらない

求人情報を公開しているにもかかわらず、転職希望者からの応募が集まらないのであれば、募集方法に問題があると考えられます。現在の採用手法が果たして自社の求める人材に適しているのか、ほかの方法も併せて再検討することをお勧めします。

また、転職サイトや自社Webサイトなどに求人情報を載せている場合は、転職希望者にとって魅力的な内容にしておくことも重要です。第一印象を大事にしつつ十分な情報を盛り込み、他社に引けを取らない内容となるように工夫しましょう。

関連記事：求人募集しても応募が来ない会社の原因と改善方法を解説

2.求める人材と出会えない

「応募はあるが、なかなか求める人材と出会えない」という場合も、募集段階の見直しが必要です。自社の採用要件が転職希望者に適切に伝わっていない可能性があるため、求人情報や発信している情報の内容を重点的に確認すると良いでしょう。

このほか、会社説明会やカジュアル面談の際に企業側が一方的に話し、転職希望者が求める情報を提供できていないケースも考えられます。転職希望者と双方向のコミュニケーションを取れるよう、実施内容を点検することが大切です。

3.選考を辞退する人材が多い

選考の途中で辞退する転職希望者が多いのであれば、選考のステップを見直しましょう。複数回の選考を行う場合、各回の結果連絡がほかの企業よりも遅いと、転職希望者の入社意欲を削いでしまう原因となりかねません。さらに、選考が早かったほかの企業に入社が決まる可能性もあります。

選考段階での辞退を防ぐには、選考回数や結果連絡のプロセスを改善し、結果通知を長引かせない工夫が必須となります。

4.入社承諾後に辞退する人材が多い

入社承諾後辞退のリスクを減らすには、入社までの期間に転職希望者のフォローを実施することが不可欠です。入社までの期間で辞退されることが多い場合はフォローの内容を振り返る必要があります。

入社前のフォローの具体的な施策としては、転職希望者への定期的な連絡や、研修・交流会の開催などが挙げられます。これらはただ実施して終わりにするのではなく、転職希望者の希望に添ったものに都度変えていくことが大切です。企業側からコミュニケーションを積極的に取り、転職希望者と良い関係を築いていけるよう心がけましょう。

5.入社した人材が定着しない

「入社した人材が早期離職することが多い」というケースでは、入社後のギャップや採用ミスマッチが生じている可能性があります。この場合、企業と転職希望者の相互理解が深まっていないことが原因であるため、採用活動全体を通して自社の情報開示に問題がないかどうかを確認してください。

入社前のフォローを実施して、転職希望者と既存社員の関係性が事前に構築できていれば、入社後も新しい環境や業務になじみやすくなります。結果として、入社後に転職希望者が悩む機会が減り、早期離職のリスクを減らす効果が期待できます。

6.費用対効果が低い

採用活動にかけている費用に対して、思うような効果が得られていない場合は、採用計画を練り直す必要があります。採用プロセスを策定し、各ステップにかかった費用と成果を明らかにすれば、どこに原因があるかを突き止められます。

費用の削減に直結することは、採用手法の再検討です。例えば、成果報酬型の料金体系となっている採用手法であれば採用につながった場合のみ料金が発生するため、余分な費用を抑えられます。採用活動の費用対効果を高めるには、まず採用手法を見直しましょう。

7.人事・採用担当者の負担が大きい

近年の採用手法は選択肢が増えている分、中には人事・採用担当者の業務負担が重くなるケースも見られます。その結果として採用活動が滞っている場合は、採用プロセスによって各ステップの目標を明確にした上で、採用管理システムや外部リソースの活用を検討しましょう。

採用管理システムとは、求人情報や転職希望者の個人情報、選考の進捗といったデータの一元管理を可能にするシステムのことです。導入すると、採用活動をよりスピーディーに進められるようになるだけでなく、データの管理・確認の手間も削減できます。

また、RPO（採用代行）の活用も効果的です。外部の専門業者に採用業務の一部を任せることで、自社の負担を削減しつつ、採用の質を高められる可能性があります。

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自社に適した採用プロセスを設計するには、以下のポイントを押さえておくことが大切です。

ポイント1.採用要件を明確にする

採用要件は可能な限り細かく設定し、具体的な人材像を思い描ける程度まで明確にすることが重要です。定量的な基準を設けることで、社内の認識が統一できるほか、求める人材に合った採用手法を選ぶ際にも役立ちます。

採用要件の詳しい作成手順は以下の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：採用要件（人材要件）とは？つくり方の手順や注意点、具体例まで解説

ポイント2.評価基準を統一する

採用活動を滞りなく進めるには、転職希望者に対する社内の評価基準を統一し、採用プロセスに落とし込むことが欠かせません。評価基準があいまいであったり、人事・採用担当者によって判断がぶれていたりする状態では、採用要件に合った人材を見極めることは困難です。採用要件と同様に具体的な基準を設け、採用プロセスの中で一貫した評価を下せるように準備しましょう。

また、具体化した評価基準を求人情報に盛り込み、転職希望者に明示することもポイントです。企業側が求めている人材像を発信することで、転職希望者も「どのようなスキルや経験を求められているのか？」を判断できるようになります。そのため、応募の段階でミスマッチが起こることを防ぎ、採用率を高められる可能性があります。

ポイント3.採用ブランディングを強化する

人材不足が深刻化している近年では、採用ブランディングを強化するための施策が重要な採用戦略の一つとなっています。従って、採用プロセスを策定する際にも積極的に盛り込むことが大切です。

採用ブランディングとは、自社ならではの魅力や強みを発信して他社との差別化を図り、企業をブランド化することです。採用活動では、転職希望者に自社を認知してもらえる機会が増え、応募につなげられるというメリットがあります。自社のWebサイトやSNSなどを活用し、効果的に情報発信できる仕組みを整えた上で、採用プロセスに組み込むと良いでしょう。

ポイント4.効果計測と改善を行う

採用プロセスは、設計したあとも定期的に効果を計測し、改善を繰り返す必要があります。同じ流れで実行し続けていると、いずれ転職市場の変化に付いていけなくなり、採用の成功率が下がってしまうためです。

採用プロセスの効果を計測する際は、ステップごとに成果を数値化し、客観的に評価できる基準を設けましょう。数値化するものとしては、「求人への応募数」「実際に面接した転職希望者の人数」「入社承諾率」などが挙げられます。このようなデータに基づいて課題を洗い出し、改善策を立案・実行して再び効果を計測するというPDCAサイクルを回すことで、効果的な採用プロセスを維持できます。

採用活動の費用対効果を高め、求める人材をスムーズに自社に迎えるには、採用プロセスの設計が不可欠です。ポイントを押さえて策定し、実行と改善を繰り返すことで、自社の採用課題の解決につながるでしょう。

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